Vaardigheden

Home | Over Jan Heerbaart | Coachtraject | Bewustwording | Vaardigheden | Contact

 

 

Waarom tijd- en takenmanagement?

Tijd speelt in ieders leven en belangrijke rol. De uitdrukking ‘gezelligheid kent geen tijd’ geeft al aan dat tijd een subjectief begrip is: voor wie zich verveelt gaat de tijd langzaam, voor wie zich vermaakt gaat de tijd snel. De manier waarop ‘tijd’ wordt ervaren, hangt samen met de (soort) bezigheden, die worden verricht en met de omstandigheden waarin dat gebeurt. Hoewel tijd onbeperkt ‘in voorraad’ lijkt te zijn, is het in feite een schaars goed. Alles wat een mens doet, kost nu eenmaal tijd. Eten, slapen, werken, luieren, lezen, enzovoorts. Iedereen heeft steeds te maken met de tijd en met het verstrijken ervan. De manier waarop iemand de tijd ervaart, wordt voor een belangrijk deel bepaald door psychologische factoren.

Meneer Van Vliet is directeur van een middelgroot bedrijf, dat handelt in elektrische apparatuur voor auto’s. Als hij ’s morgens opstaat, begint hij meteen te denken aan wat hij die dag allemaal moet doen. Het valt niet mee om dat uit het hoofd te doen. Iedere dag lijken de afspraken zich op te stapelen. Hij zegt tegen zichzelf: “Vandaag wordt het weer druk. Dat wordt weer laat vanavond.”
Op zijn werk gekomen kijkt hij zijn agenda in, die hij het liefst zelf bijhoudt. Zijn secretaresse heeft al aangeboden dat voor hem te doen, maar hij is bang dan het overzicht te verliezen. Regelmatig maakt meneer Van Vliet dubbele afspraken, hetgeen hem een hoop stress oplevert. Iedere ochtend vergadert hij eerst met zijn medewerkers, die hij persoonlijk wil instrueren. Zijn onderdirecteur vertrouwt hij die klus niet toe. Nog voor de lunch is meneer Van Vliet al moe van het geregel. Doordat hij zijn agenda volplant, blijft er meestal geen tijd over voor een pauze. En als hij wel pauze heeft, benut hij die om problemen van zijn medewerkers op te lossen. Bijna iedere dag duikt er wel iets op waar zijn bemoeienis voor nodig is.
Na de lunchtijd gaat hij meestal weer op pad naar zakenafspraken. Om voor iedereen bereikbaar te blijven neemt hij zijn GSM mee. Aan het einde van de middag voelt meneer Van Vliet zich meestal zeer gespannen. Op veel van zijn afspraken komt hij te laat, doordat hij nog allerlei onverwachte werkzaamheden tussendoor moet verrichten.
Als hij ’s avonds thuiskomt, valt hij steevast uitgeput neer op de bank, zonder het gevoel te hebben zijn dag nuttig te hebben besteed. Hij heeft alleen maar onder voortdurende tijddruk, achter de feiten aangelopen. Meneer Van Vliet heeft steeds in gedachten dat hij het erg druk heeft. Daardoor voelt hij zich gespannen en gejaagd. Afgezien van het feit dat hij een aantal spanningsvolle gedachten heeft, doet hij een aantal dingen minder verstandig, zeker voor iemand die snel ‘gestresst’ raakt door een overvolle agenda.

In het verhaal van meneer Van Vliet valt aan het einde het woord tijddruk. Dat woord geeft aan dat (het gebrek aan) tijd (het schaars zijn van tijd) op hem drukt. Tijdsdruk op zichzelf kan geen kwaad. Veel mensen hebben een bepaalde tijdsdruk nodig om tot prestatie te komen. Teveel tijdsdruk (mogelijk ervaren als tijdsgebrek) levert echter negatieve stress op, waardoor het functioneren wordt bemoeilijkt.
Die overbodige stress is te vermijden door het goed indelen en plannen van de werkzaamheden. Wie het verhaal van meneer Van Vliet goed leest, ziet dat hij een aantal zaken niet goed heeft geregeld.

Verandering van gewoonten